Pivot Table là chức năng rất tiện dụng, chuyên dùng để làm báo cáo trong phần mềm Excel. Tuy nhiên, nó có khá nhiều cách thức để hoạt động, chính vì thế bạn nên biết đến các thủ thuật sử dụng Pivot Table nhanh chóng và hiệu quả dưới đây để có thể thao tác được tốt hơn. Vậy hãy cùng Vnngaynay.net tìm hiểu qua bài viết sau nhé!
Giới thiệu về Pivot Table
Pivot Table được biết đến là công cụ thống kê các dữ liệu cực kỳ tốt trong Excel. Nhất là đối với các bạn học và cần làm bài tập thống kê báo cáo nhanh chóng như:
- Thống kê những dữ liệu nhanh.
- Có thao các dễ dùng, đơn giản.
- Có khả năng kiểm soát dữ liệu đến từng chi tiết nhỏ.
Một số thủ thuật sử dụng Pivot Table
Thủ thuật sử dụng slicer
Thủ thuật sử dụng Pivot Table dùng đến Slicer đem đến rất nhiều lợi ích cho bạn, nó được xem là công cụ hữu ích trong quá trình phân tích nguồn dữ liệu.
Nói theo một cách dễ hiểu thì slicer là sự liên kết giữa các Pivot Tables với nhau, từ đây bạn có thể chọn các dữ liệu mà mình muốn vào bảng cùng lúc thay vì chọn nhiều dữ liệu từ bảng tổng hợp.
Ví dụ như trong trường hợp của jason, đang xét hai bảng tổng hợp riêng. Có một bảng thì là doanh số thu mua bia theo quý, còn một bảng là doanh số thu mua bia theo quy mô. Anh ấy, bây giờ đang cân nhắc các năm là 2018 và 2019.
Điều mà jason muốn đó là xem được doanh số của cả hai cái nhưng lại đi sâu hơn chứ không đơn giản là bên ngoài. Quá trình này cần phải có một thời gian khá lâu. Để đơn giản hóa mọi thứ thì bạn hãy thực hiện cách sau:
- Đầu tiên, nhấp vào phía bảng tổng hợp.
- Sau đó, chọn insert và đi tới slicer. Hãy lựa chọn biến số mà bạn muốn sắp xếp chúng, nếu chọn xong thì nhấn ok là hoàn thành bước thứ 2.
- Tiếp tục, thay đổi phần kích thước cũng như cách di chuyển của slicer đến nơi cần xuất hiện. Lúc này nên đặt nó ở trên đầu bảng để dễ nhìn thấy nhất, tránh trường hợp sai sót.
- Cuối cùng, hãy liên kết các Pivot Table và slicer lại với nhau để tạo nên những dữ liệu có liên quan. Nhấn chuột phải đến slicer và chọn report Connections.
Thủ thuật tạo ra calculated field
Thủ thuật sử dụng Pivot Table tạo ra calculated field là một mẹo cực kỳ thú vị mà người dùng cần biết đến. Trong Excel calculated field có chức năng giải quyết và tính toán những công việc hết sức quan trọng, mạnh mẽ mỗi khi làm việc.
Nó cho phép bạn có thể duy trì phép tính trong suốt quá trình Pivottable thực hiện. Nên sử dụng thử công thức cắm vào bảng để cho ra kết quả thông thường. Nếu như bạn cần tính lợi nhuận của từng loại bia thì anh ta nên kinh doanh IPA, Stout, Amber. Hoặc khi tự mình tính toán lợi nhuận sẽ khá mất thời gian đấy.
Thủ thuật tạo ra Pivot Table từ Pivot Table gốc ban đầu
Thủ thuật sử dụng Pivot Table tạo ra Pivot Table mới từ Pivot Table cũ cũng là điều mà bạn nên học hỏi. Khi muốn chia nhỏ những dữ liệu của mình thành các Pivot Table khác nhau thì bạn có thể sử dụng thủ thuật này. Chẳng hạn như bạn đang có một bảng tổng hợp doanh thu bia theo từng quý một. Bạn cần đi sâu vào bên trong để tính từng loại bia khác nhau.
Như vậy, bạn sẽ phải tạo thêm một Pivot Table mới có các loại riêng. Và để có thể làm được điều này bạn hãy nhấp chuột bằng cách sử dụng Pivot Table ban đầu rồi thực hiện:
Cho dù bạn có muốn lọc hay theo cách nào đi nữa thì trong trường hợp này nên càn áp bảng vào trong bộ lọc sẽ tốt hơn. Nhấp chuột vào bảng Pivot Table, ở phía trên thanh công cụ chọn Pivot Table analyze và đi đến Fields List. Kéo type vào trong Fields List.
Sau đó bộ lọc được đưa vào áp dụng, bạn hãy nhận vào trên trong bảng dữ liệu. Tiếp đó là quay vào tab Pivot Table analyze và chọn options rồi chọn đến Show report Filters Page. Cuối cùng nhấp ok là xong.
>>>Xem thêm: Một số thủ thuật sử dụng iPad Pro hữu ích và tiện lợi
Thủ thuật hiện và ẩn tổng phụ
Như đã nói thì phần mềm Excel là công cụ giúp bạn hạn chế được những sai lầm có thể xảy ra khi làm việc. Điều này không chỉ cho riêng các tổng số mà nó còn được áp dụng cho tổng phụ như thông thường.
Chẳng hạn như bạn đang xem xét dữ liệu doanh thu bán bia theo các size to nhỏ khác nhau và phân theo loại. Nếu như giá trị mặc định được hiển thị theo Excel thì nó sẽ không thể hiện tổng phụ. Hơn nữa các tiêu chí về doanh thu cũng không được thấy nữa. Chính vì thế, nên chia nhỏ dữ liệu để thực hiện hiệu quả hơn:
- Nhấp chuột vào trong bảng và chọn Design ở thanh công cụ.
- Chọn Subtotal và tiếp đó đi đến bảng hiển thị tổng phụ ở đầu hoặc cuối nhóm và xem là được. Đây là cách để ẩn hoặc hiện tổng phụ đơn giản và nhanh chóng và những ai muốn nhìn thấy đều có thể làm được.
Trên đây là toàn bộ những thông tin về các thủ thuật sử dụng Pivot Table nhanh chóng và hiệu quả. Mong rằng, sau khi xem qua bài viết này bạn sẽ có được các kinh nghiệm sử dụng ứng dụng tốt hơn.
